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Comment organiser une formation à distance ?

Pour un formateur traditionnel, organiser une formation à distance n’est pas une mince affaire. Pour certains le blocage est très important mais les enjeux sont quasiment impératifs dans l’ère de la distanciation sociale. La formation en ligne peut se dérouler sous plusieurs formats, webinar par exemple sous forme d’une conférence ou carrément une vraie formation avec une interactivité à la clé.

Notre association a déjà parlé de l’organisation d’une conférence en ligne. Dans ce chapitre nous allons traiter les différents obstacles pour organiser une formation à distance.

Organiser les formations à distance adaptées au public cible

Le public concerné par les formations à distance s’agrandit. Les étudiants ont rejoint le camp des cours à distance. La formation en ligne devient le point de repère pour continuer à enseigner et apprendre. Les intervenants ont été obligés quasiment de sauter le pas de la digitalisation dans le processus et s’ouvrir, parfois malgré eux, à de nouvelles solutions techniques.

4 groupes qui ont des besoins rapprochés, apprendre et évaluer les connaissances

Ils ont un niveau technique différent, des ordinateurs de marque et générations différentes.

Les mêmes qui bavardent en classe sont alors timides face à la caméra. L’exercice d’allumer son microphone est difficile. Ce public se retrouve à travailler dans la solitude. C’est alors que les formations en groupe se transforment en formation individuelle groupée. Chacun chez soi, connectés ensemble face au même intervenant. Il est commun et normal de ne pas vouloir allumer sa caméra bien que le professeur en soit obligé.

En télétravail le côté BtoB se perd et les comportements se rapprochent du modèle BtoC ou chacun devient un peu consommateur en privé. Les entreprises, les salariés des entreprises se placent au même niveau que les étudiants. Les tranches d’âge n’ont plus aucune signification comme les habits moins officiels.

Derrière une table de cuisine ou sur un canapé, le décor influence le comportement ce qui amène à la caméra éteinte, forcément, pour ne pas montrer son chez soi pas tellement design avec les conjoint(e)s ou les enfants qui sont là.

Pour résumer ce premier point, organiser les formations à distance c’est surtout comprendre la réalité de vie du public cible, de nos inscrits, nos étudiants. Il est indispensable de comprendre leurs situations pour simplifier les rapports et les exigences. Dès le début de la formation à distance en visioconférence, l’intervenant devient une sorte d’intrus, il peut le ressentir malgré le cadre chronométré et professionnel des cours. C’est normal, rien de grave, passons. Les personnes sont connectées pour apprendre et rassurez-vous elles sont de bonne foi.

Organiser une formation à distance en pensant à l’interactivité avec le public

Comme vous l’avez bien compris, le rapport par l’écran interposé est difficile à appréhender dans cette situation. Organiser la formation à distance doit prendre en compte les moments d’interactivité où votre public pourra participer activement avec vous.

Ces moments d’échanges permettront de réveiller l’attention.

Pour organiser une formation à distance vous pouvez prévoir par exemple :

Il y a plusieurs façons de rentrer en contact actif avec vos participants mais ces moments demandent un peu de préparation technique et le temps qui y sera consacré sera plus long qu’en présentiel. La consigne à suivre : anticipez les moments d’échange et prévoyez un temps supplémentaire afin que vos participants puissent s’exprimer en visioconférence.

Organiser une formation à distance en s’appuyant sur la vidéo en classe virtuelle

Quand vous êtes en visioconférence vous devez prendre quelques décisions au niveau de la gestion de la vidéo qui revient à plusieurs moments de la formation à distance.

  1. Vous allumez la caméra et vous apparaissez en vidéo
  2. Vos étudiants en classe virtuelle choisissent d’allumer ou pas leur caméra
  3. Vous partagez votre écran en visioconférence
  4. Vous montrez un power point et vous faites des explications à l’oral
  5. Les participants ou étudiants souhaitent enregistrer votre formation à distance

La vidéo est un support fantastique qui aide vos idées à atteindre l’attention de vos interlocuteurs. Ce qui est très important pendant vos cours en classe virtuelle est certes la voix mais aussi l’image dynamique. Vous allez montrer votre visage, vous allez sourire ce qui paraît banal mais très impactant à distance. Votre image sera véhiculée et créera le lien en vidéo. Idem pour vos participants qui ont le choix d’allumer la webcam pour dire bonjour ou répondre aux questions pendant la formation.

Pour organiser une formation à distance préparez bien votre support Power Point

Votre voix est là pour accompagner le support visuel. Vous allez parler beaucoup, bien plus en visioconférence qu’en présentiel. Les silences sont quelque chose d’habituel. Ce que vous dites sera lié avec l’image, soit le votre soit votre support vidéo ou powerpoint.

Le document pour organiser une formation à distance doit être clair, simple avec des illustrations, schémas, exemples comme pendant le cours normal.

Certaines personnes souhaitent enregistrer votre cours en vidéo, Teams le permet, mais c’est vous, professionnel qui décidez si oui ou non vous donnez suite à cette demande. Sachez qu’au-delà des cours en ligne votre formation peut circuler et prendre une dimension autre que celle prévue dans le contrat de prestation.

La mise à disposition des ressources documentaires après la formation

Il est préconisé de compenser la distance par la mise à disposition des documents à télécharger. Pour cela vous avez plusieurs façons de faire avec les outils suivants :

Pour les fichiers volumineux utilisez les solutions suivantes :

2 astuces :

  1. Prévenez vos étudiants qu’à la fin de la formation il y aura une évaluation, ainsi vos participants seront plus attentifs pendant la formation.
  2. Distribuez le lien vers le téléchargement du document powerpoint après les cours et en format PDF (protégez vos documents contre les modifications).
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