Confirmer un rendez-vous, c’est implicitement donner le choix à son client d’annuler ou d’entériner ce qui avait été décidé auparavant. Autrement dit, alors que le rendez-vous était bien noté dans l’agenda du client, on vient lui demander s’il ne préfère pas libérer le créneau (bien sûr, on ne lui demande pas comme ça, mais c’est certainement ce qu’il va se dire).Par contre, ne pas confirmer un rendez-vous, c’est s’exposer à la situation désagréable pour tout le monde d’arriver sans être attendu, voire pire, le lapin. Sans compter tous les frais, et le temps perdu.
La bonne réponse est : oui il faut confirmer, mais pas n’importe comment.
Pourquoi il ne faut pas confirmer un rendez-vous par téléphone
Par téléphone, le risque est trop important. Le bon outil est le mail. Bien sûr, ce n’est pas toujours possible ; par exemple un commercial qui propose aux seniors des complémentaires santé ne pourra pas faire autrement que d’utiliser le téléphone. Et il subira automatiquement une chute de 20% (environ) de ses rendez-vous.
Comment choisir le meilleur moment pour confirmer son rendez-vous ?
De manière générale ne confirmez pas la veille : un rendez-vous non stratégique qui s’annule libère du temps, et précisément une demande de confirmation la veille tombe à pic pour gagner de l’oxygène. Pour un rendez-vous pris à J+7, l’idéal est de confirmer à J+1 (le lendemain de la prise de rendez-vous). C’est professionnel, et le risque d’un alibi pour annuler est fortement réduit.
Autres cas importants sur la confirmation de rendez-vous
Le pire cas est certainement le particulier qui a rendez-vous chez vous. Vous pouvez compter sur près de la moitié des gens qui ne viendront pas, sans même prévenir. Tout simplement parce que tout le monde n’a pas d’agenda personnel. Dans ce cas, des systèmes de confirmation par SMS la veille sont indispensables.
Autre cas particulier, le rendez-vous placé à 1 mois (J+30). Une piqûre de rappel peut être nécessaire. Vous pouvez le formuler sous forme de demande d’information complémentaire, sans même évoquer qu’il s’agit d’une confirmation de rendez-vous. Par exemple : « En rapport à notre rendez-vous de jeudi, il est possible que j’ai 10 minutes de retard, pas plus, car mon rendez-vous précédant est un peu éloigné ».